Congrès, soirées de gala, festivals, salons professionnels, rencontres sportives, petits déjeuners d'entreprise, séminaires ou lancement du nouveau smartphone… c'est le chargé de projet événementiel qui conçoit et réalise ces opérations de communication pour son entreprise ou pour un client.
Code ROME : E1103
Congrès, soirées de gala, festivals, salons professionnels, rencontres sportives, petits déjeuners d'entreprise, séminaires ou lancement du nouveau smartphone… c'est le chargé de projet événementiel qui conçoit ces opérations de communication pour son entreprise ou pour un client. Il en réalise la mise en œuvre, de l'idée à la gestion pratique sur le terrain, en passant par le suivi des moyens matériels, humains et financiers.
En agence de communication, le chargé de projet événementiel conçoit l'événement qui répondra le mieux à la demande d'un client. Il négocie avec lui le budget de l'opération. Si le client veut un événement spectaculaire, il doit alors trouver l'idée originale qui retiendra son attention. En entreprise, son quotidien est plutôt d'organiser des colloques, des séminaires, des sorties de groupes, etc.
Suivre le budget et piloter la logistiqueIl élabore le planning des actions à mener et suit le budget. Il gère et organise sur le terrain toute la logistique du projet : installation, agencement de l'espace, transport de matériel, etc. Il rédige les supports de communication (communiqués de presse, invitations, programmes…). Il choisit les prestataires, les fournisseurs, les intervenants (traiteurs, cameramen, artistes, techniciens...). Au quotidien, il fait face à des impératifs divers (location de salles, de voitures, réservation d'hôtels, conférences de presse).
Coordonner toutes les étapes de la mise en œuvreIl est l'interface entre le client et les équipes qui vont réaliser l'événement. Prendre contact avec les multiples collaborateurs, analyser ce qu'ils proposent, faire des choix, coordonner toutes les étapes, les faire valider par le client fait partie de ses missions.
C'est un métier où l'idée compte. Le chargé de projet événementiel doit faire preuve de créativité et d'originalité dans ses propositions, pour retenir l'attention de son client et pour marquer les esprits lors de l'événement.
Réactivité et débrouillardiseUne entreprise qui devait fournir le matériel « sono » pour un gala et qui est en dépôt de bilan à J - 2 ?… au chargé de projet événementiel de trouver une solution de repli immédiate ! Avoir du sang-froid pour gérer les nombreux imprévus de dernière minute est nécessaire. Être débrouillard est aussi bien utile car, parfois, il dispose d'un petit budget pour réaliser son projet. Ce métier nécessite une bonne résistance au stress.
Qualités relationnelles et rédactionnellesVéritable « tampon », il doit savoir échanger, composer et faire travailler ensemble des personnes de milieux professionnels très différents. Un bon relationnel est indispensable. De solides qualités rédactionnelles sont aussi primordiales car il est responsable de la communication autour de l'événement.
Rigueur et sens du détailZéro défaut ! Le rendu de l'événement doit être impeccable et adapté à la vision du client. L'image de l'entreprise en dépend. Il faut donc être rigoureux, prévoyant, penser au moindre détail. De même, il doit avoir le sens des priorités et savoir bien optimiser son temps et ses actions.
La plupart des chargés de projet événementiel travaillent en agence de communication événementielle. Il peut aussi travailler dans certaines agences de publicité ou de voyages d'affaires, dans des entreprises organisatrices de spectacles, foires et salons, dans les collectivités territoriales, plus rarement dans les grandes entreprises. Au fil du temps, il doit se doter d'un réseau professionnel.
Son secteur professionnel est la communication hors médias, c'est-à-dire le marketing direct, l'événementiel, la promotion des ventes, les relations publiques.
De l'événementiel à la communication ou la logistiqueS'il est plus intéressé par le relationnel, il peut s'orienter vers un poste de responsable communication ou, selon la taille de l'entreprise, devenir directeur de la communication, directeur commercial, directeur de projet ou patron d'une agence d'événementiel. Si l'organisation technique d'un événement le motive davantage, il peut se destiner au métier de responsable logistique.
Un niveau bac + 2 doit obligatoirement être suivi d'une spécialisation. L'acquisition de compétences en événementiel peut se faire aussi par le biais de stages. Une licence professionnelle spécialisée en communication événementielle permet d'occuper au début un poste d'assistant.
Pour décrocher d'emblée un poste de chargé de projet événementiel, un diplôme de niveau bac + 3/4 est généralement le minimum requis. Une formation en école de commerce ou en école de communication avec spécialisation en communication événementielle, ou encore un master du même domaine, offre une évolution professionnelle rapide.